Spis treści:
- Jak działa Krajowy System e-Faktur i jakie zmiany wprowadza
- Brak dostosowania przepisów w innych resortach
- Konsekwencje dla instytucji i przedsiębiorców
- Możliwe utrudnienia po 1 lutego 2026 roku
Jak działa Krajowy System e-Faktur i jakie zmiany wprowadza
Krajowy System e-Faktur, funkcjonuje w Polsce od 1 stycznia 2022 roku. Początkowo jego użycie było dobrowolne. Zgodnie z pierwotnymi planami, system miał stać się obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku, a dla podatników zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 roku. Ministerstwo Finansów zdecydowało jednak o przesunięciu terminów i wprowadzeniu procesu dwuetapowego z datami 1 lutego oraz 1 kwietnia 2026 roku. Wszystkie faktury w obrocie gospodarczym mają, być od tego czasu przekazywane wyłącznie za pomocą platformy KSeF, co ma ograniczyć nadużycia podatkowe.
System działa na zasadzie centralnego rejestru, który przetwarza i archiwizuje faktury elektroniczne. W praktyce oznacza to, że każda faktura musi trafić do KSeF, aby była uznana za pełnoprawny dokument. Wydruk dokumentu, ma być jedynie wizualizacją i nie będzie traktowany jako oficjalna faktura.
Ze względu na cyfrowy charakter rozwiązań, część procedur może przypominać te stosowane w nowoczesnych branżach, które bazują na automatyzacji, co można porównać do sposobów wymiany danych opisanych w artykule dotyczącym złączy światłowodowych.
Brak dostosowania przepisów w innych resortach
Według „Rzeczpospolitej”, choć Ministerstwo Finansów opracowało system, pozostałe resorty nie zmieniły swoich regulacji sektorowych. „W rozporządzeniach o rejestracji aut czy o różnych dotacjach i refundacjach, nie ma wciąż wzmianki o nowej formie faktur” – opisuje dziennik. Brakuje również przygotowań technicznych w administracji poza strukturami skarbowymi. Utrudni to potwierdzanie wydatków na podstawie faktur, ponieważ urzędnicy szeregu instytucji nie mają dostępu do KSeF ani odpowiednich instrukcji.
Eksperci wskazują, że taka luka prawna może powodować powstawanie alternatywnych, nieformalnych obiegów dokumentów. Według „Rz” może powstać „swoiste podziemie fakturowe”. To zjawisko bywa porównywane do innych sytuacji, w których brak pełnej koordynacji utrudnia działanie systemów, jak w przypadku procedur opisanych w analizie dotyczącej oprogramowania do zarządzania dla firm.
Konsekwencje dla instytucji i przedsiębiorców
Problemy mogą pojawić się w wielu instytucjach. Wśród nich „Rzeczpospolita” wymienia Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, urzędy gmin obsługujące zwroty akcyzy dla rolników, a także sądy arbitrażowe przy organizacjach przedsiębiorców. Trudności związane z dokumentowaniem kosztów, mogą dotyczyć także Państwowej Inspekcji Pracy, która analizuje faktury związane z umowami B2B.
W podobnej sytuacji, może znaleźć się Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób z Niepełnosprawnościami oraz Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości i Bank Gospodarstwa Krajowego. Wszystkie te instytucje, opierają swoje procedury na papierowych dokumentach, których status od 2026 roku diametralnie się zmieni, co znacząco wpłynie na sposób potwierdzania wydatków.
Dziennik podkreśla również, że Komitet ds. Cyfryzacji „nie zajął się on sprawą skutków uruchomienia tego systemu dla innych dziedzin życia niż podatki”. Brakuje jednolitych standardów stosowania e-faktur poza obszarem fiskalnym. Zagadnienia związane z koordynacją zmian technologicznych, często podkreśla się w innych sektorach, o czym można przeczytać więcej tutaj.
Możliwe utrudnienia po 1 lutego 2026 roku
Lista potencjalnych komplikacji jest długa i obejmuje m.in. rejestrację aut, uzyskiwanie dotacji na działalność rolniczą, zwroty podatkowe czy dokumentowanie kosztów projektów współfinansowanych z funduszy unijnych. Brak dostosowania przepisów może doprowadzić do sytuacji, w której przedsiębiorcy nie będą mogli potwierdzić poniesionych wydatków. „Jeśli poszczególne resorty nie dostosują sektorowych przepisów do realiów KSeF, to nie będzie można załatwić wielu spraw w urzędach” – kwituje „Rzeczpospolita”.
W kontekście tak szerokich zmian, istotne staje się uspójnienie procedur i aktualizacja regulacji w kilkunastu instytucjach państwowych. Dopiero wtedy, obowiązkowy KSeF będzie mógł funkcjonować bez zakłóceń.
Źródło: TVN24
FAQ
Dlaczego obowiązkowy KSeF może utrudnić korzystanie z dotacji i refundacji?
Obowiązkowy KSeF wymaga, aby wszystkie faktury przechodziły przez system elektroniczny, a wiele resortów nie dostosowało przepisów do nowego formatu. Może to utrudnić potwierdzanie wydatków, które wcześniej opierano na fakturach papierowych.
Czy wydruk faktury z KSeF będzie ważnym dokumentem?
Nie. Wydruk będzie jedynie wizualizacją dokumentu i nie zostanie uznany za pełnoprawną fakturę, co podkreślono w doniesieniach „Rzeczpospolitej”.
Które instytucje mogą napotkać największe problemy po wprowadzeniu KSeF?
Trudności mogą dotyczyć m.in. Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, urzędów gmin, Państwowej Inspekcji Pracy, sądów arbitrażowych oraz instytucji rozliczających fundusze unijne, takich jak PARP czy BGK.
Od kiedy Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy?
Obowiązkowe wdrożenie systemu ma nastąpić w dwóch etapach: od 1 lutego 2026 roku oraz od 1 kwietnia 2026 roku.
Co może się stać, jeśli resorty nie zaktualizują swoich przepisów?
„Rzeczpospolita” wskazuje, że nie będzie można załatwić wielu spraw w urzędach, ponieważ dokumenty wymagane w procesach administracyjnych nie będą zgodne z nową formą faktur elektronicznych.