Samych usterek nie da się uniknąć, bo są naturalną częścią procesu budowlanego. Da się za to uniknąć chaosu wokół nich. W ostatnich latach coraz więcej firm wykonawczych, deweloperów i zarządców przenosi obsługę usterek z papieru i Excela do narzędzi, które łączą opis, zdjęcie i dokładne miejsce na rzucie w jeden rekord.
Dlaczego tradycyjne metody przestają wystarczać
Arkusz kalkulacyjny dobrze sprawdza się przy kilkunastu pozycjach. Problem zaczyna się przy kilkuset usterkach rozłożonych na kilka budynków, kilkanaście kondygnacji i kilkunastu podwykonawców. Wtedy wychodzą na jaw typowe słabości:
- Brak jednoznacznej lokalizacji. Słowny opis miejsca bywa nieprecyzyjny, a wykonawca traci czas na szukanie.
- Rozproszone zdjęcia. Fotografia jest w telefonie inspektora, opis w arkuszu, a powiązanie między nimi istnieje wyłącznie w czyjejś pamięci.
- Wiele wersji jednego pliku. Nikt nie ma pewności, która lista jest aktualna.
- Ręczne raporty. Przygotowanie zestawienia dla każdego wykonawcy osobno to godziny kopiowania i formatowania.
- Brak historii. Trudno ustalić, kto i kiedy zmienił status zgłoszenia.
Każdy z tych punktów osobno to drobiazg. Razem przekładają się na opóźnione odbiory, nieporozumienia z podwykonawcami i frustrację klientów końcowych.
Usterka na rzucie, czyli jeden rekord zamiast pięciu źródeł
Cyfrowe podejście opiera się na prostej zasadzie: usterka jest zaznaczana bezpośrednio na rzucie kondygnacji lub lokalu. Inspektor otwiera rzut na tablecie lub telefonie, stuka w miejsce problemu, robi zdjęcie, dodaje krótki opis i przypisuje wykonawcę. Powstaje w ten sposób jeden kompletny wpis: co, gdzie, kto i od kiedy.
Tak działa m.in. aplikacja FixControl, rozwijana z myślą o realiach polskich budów. Rzuty wgrywa się jako zwykłe pliki PDF, więc nie trzeba ich wcześniej przygotowywać w specjalnym formacie. Na rzucie pojawiają się kolorowe znaczniki, a każdy wykonawca ma swój kolor. Rzut kondygnacji pokazuje więc od razu, gdzie są skupiska problemów i kto za nie odpowiada.
W praktyce najbardziej odczuwalne są trzy ułatwienia:
- Wykonawca nie szuka, tylko naprawia. Dostaje dokładną pozycję na planie i zdjęcie, bez dopytywania „które okno?”.
- Status jest jasny dla wszystkich. Zgłoszenie przechodzi przez etapy „otwarte”, „wykonane” i „zakończone”. Wykonawca oznacza naprawę, a inspektor ją potwierdza albo odsyła do poprawy.
- Historia zapisuje się sama. Każda zmiana (dodanie, edycja, przeniesienie czy nowe zdjęcie) jest rejestrowana z datą i autorem.
Raporty, które generują się same
Jednym z najbardziej czasochłonnych elementów obsługi usterek jest przygotowywanie zestawień. Wykonawca instalacji potrzebuje listy swoich pozycji, inwestor chce zobaczyć stan całego budynku, a na spotkaniu koordynacyjnym przydaje się podsumowanie jednej klatki.
Nowoczesne narzędzia generują takie dokumenty automatycznie. W FixControl raport PDF zawiera rzuty z naniesionymi i ponumerowanymi usterkami, tabelę pozycji oraz zdjęcia. Można go podzielić na osobne pliki, np. po jednym dla każdego wykonawcy, i od razu wysłać mailem. Wygląd raportu, czyli nagłówek, kolumny i etykiety, można dopasować do standardów firmy. Kto woli pracować w arkuszu, może wyeksportować dane do pliku XLSX, a po zmianach zaimportować je z powrotem.
To, co dawniej zajmowało pół dnia pracy biurowej, zamyka się w kilku kliknięciach.
Różne branże, podobny problem
Choć narzędzia do zarządzania usterkami kojarzą się głównie z generalnym wykonawstwem, sprawdzają się w wielu scenariuszach:
Generalni wykonawcy i kierownicy budów wykorzystują je podczas bieżącej realizacji i odbiorów częściowych. Każdy podwykonawca widzi tylko swoje zadania, a kierownik ma pełny obraz sytuacji na wszystkich obiektach.
Deweloperzy obsługują w ten sposób odbiory mieszkań z klientami indywidualnymi. Usterki zgłoszone podczas odbioru lokalu trafiają od razu do właściwej ekipy, a dział obsługi klienta może w każdej chwili sprawdzić stan zgłoszenia.
Inspektorzy nadzoru i firmy odbiorowe dokumentują przeglądy w ustandaryzowany sposób i przekazują zleceniodawcy czytelny raport ze zdjęciami i lokalizacjami.
Zarządcy nieruchomości i administratorzy korzystają z tego samego mechanizmu w okresie gwarancyjnym i przy przeglądach okresowych, np. do zgłoszeń z części wspólnych, dachów czy garaży.
Firmy instalacyjne i wykończeniowe mogą prowadzić własne listy poprawek i przekazywać generalnemu wykonawcy dowody wykonania.
Praca w terenie i w biurze
Istotna jest też elastyczność. Na budowie najwygodniejszy jest telefon lub tablet. FixControl działa na urządzeniach z Androidem i iOS, a opis usterki można podyktować głosem zamiast pisać w rękawicach. W biurze wygodniej pracuje się na dużym ekranie, dlatego dostępna jest również aplikacja na Windows i panel przeglądarkowy do zarządzania kontami, uprawnieniami i ustawieniami. Wszystkie wersje aplikacji można pobrać ze strony producenta.
Dane są synchronizowane, więc zgłoszenie dodane rano na budowie jest widoczne w biurze od razu, a nie po powrocie inspektora.
Kontrola dostępu i porządek w zespole
W większych organizacjach ważne jest, kto co widzi i co może zmienić. Dobrze zaprojektowany system pozwala nadawać role, np. obserwującego, zgłaszającego czy naprawiającego, oraz ograniczać dostęp do wybranych budynków lub wykonawców. Podwykonawca dostaje własne konto i widzi wyłącznie przypisane mu pozycje. Nie musi więc przeglądać całej listy ani nie ma dostępu do informacji, które go nie dotyczą.
Dla firm pracujących z ekipami zagranicznymi przydaje się wielojęzyczny interfejs. FixControl jest dostępny m.in. po polsku, angielsku i ukraińsku.
Usterki pozostaną elementem każdej budowy. Zmienia się natomiast sposób radzenia sobie z nimi. Połączenie opisu, zdjęcia i dokładnej lokalizacji na rzucie w jednym miejscu, jasny obieg statusów i automatyczne raporty oznaczają mniej telefonów, mniej nieporozumień i szybsze odbiory. Firmy, które już przeszły na cyfrową obsługę usterek, rzadko wracają do arkuszy i folderów ze zdjęciami. Tak zwyczajnie pracuje się prościej.
